Le télésecrétariat est une solution économique et flexible pour les entreprises qui souhaitent externaliser leurs tâches administratives. Les télésecrétaires utilisent une variété d’outils collaboratifs pour gérer leurs tâches et partager leur progression en temps réel. Voici quelques-uns des outils collaboratifs que nous utilisons au sein d’Office & Call.
Outils de messagerie instantanée
Les outils de messagerie instantanée, tels que Slack et Microsoft Teams, facilitent la communication en temps réel. Ces outils nous permettent d’échanger entre nous, salariées de la société Office & Call, mais également avec nos client, ce qui contribue à une meilleure coordination et à une prise de décision plus rapide.
Nous utilisons également Whatsapp sur nos ordinateurs, ce qui permet à toute l’équipe Office & Call de voir les messages qui ont pu être envoyés par nos clients.
Outils de gestion de tâches
Nous utilisons principalement Trello, qui est l’outil le plus utilisé par nos clients pour gérer leurs tâches. Il nous permet de suivre l’avancement des tâches, de définir des priorités et de collaborer avec d’autres membres de l’équipe.
Surtout, l’extension Trello peut-être ajoutée à Teams, ainsi, tous les canaux de communication sont regroupés au même endroit.
Outils bureautiques
Chez Office & Call, nous utilisons la suite Office pour la rédaction de courriers et d’autres tâches administratives. Ces outils sont essentiels pour la création de documents, la gestion des courriers électroniques, la rédaction de comptes rendus, et bien d’autres tâches.
Grâce à Sharepoint et OneDrive, nous pouvons travailler conjointement sur un même document.
Conclusion
L’utilisation d’outils collaboratifs par les télésecrétaires permet une meilleure gestion des tâches, une communication plus efficace et une plus grande flexibilité. Ces outils sont essentiels pour permettre aux télésecrétaires de fournir un service de qualité tout en travaillant à distance.
Mais surtout, chez Office & Call, nous nous adoptons aux outils déjà mis en place par nos clients.